З 1 червня 2025 року набере чинності оновлений Порядок ведення Електронного реєстру апостилів

1 червня 2025 року набере чинності урядова постанова від 25 липня 2024 року № 853, якою викладено в новій редакції Порядок ведення Електронного реєстру апостилів.

Установлено, що Порядок визначає процедуру функціонування Електронного реєстру апостилів (Реєстр) та наповнення його відомостями про проставлення спеціальної відмітки "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, засвідчуються справжність підпису, в якій якості виступала особа, що підписала документ, та автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

Власником Реєстру є держава в особі Мін'юсту. Держателем Реєстру є Мін'юст.

Апостиль, що проставляється з використанням програмних засобів Реєстру, є електронним документом, створеним за зразком, встановленим Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, та оформленим відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Візуальна форма апостиля на папері відображає дані, що містяться в електронному апостилі, а також відомості (реквізити) кваліфікованого електронного підпису посадової особи компетентного органу, яка проставила апостиль, та кваліфікованої електронної печатки компетентного органу.

Ведення Реєстру передбачає:

1) формування та/або реєстрацію заяв про проставлення апостиля;

2) виготовлення та/або долучення до заяв про проставлення апостиля сканованих копій документів, на яких проставляється апостиль;

3) передачу документів для проставлення апостиля між компетентними органами та суб'єктами, визначеними такими органами, що забезпечують прийняття та видачу документів, на яких проставляється апостиль;

4) пошук відомостей про зареєстровані заяви про проставлення апостиля, проставлені апостилі, зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів;

5) проставлення апостиля на офіційному документі шляхом створення електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

6) формування та присвоєння реєстрового номера апостиля;

7) формування повідомлення про відмову в проставленні апостиля;

8) надання відомостей про проставлені апостилі;

9) наповнення зразками підписів посадових осіб та відбитків печаток компетентних органів, зразками підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразками відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, відомостями про сертифікати відкритих ключів;

10) електронну інформаційну взаємодію з Єдиним державним вебпорталом електронних послуг, національними електронними інформаційними ресурсами та іншими інформаційно-комунікаційними системами засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта".

Проставлення апостиля здійснюється щодо кожного окремого документа шляхом внесення до Реєстру відомостей про:

1) реквізити документа для проставлення апостиля (тип, серія (за наявності), номер, дата видачі, ким виданий);

2) прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) особи, яка підписала документ, на якому проставлено апостиль, найменування посади, те, в якій якості така особа виступала (крім випадку проставлення апостиля на документі, що відповідно до законодавства не підписується);

3) найменування та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ органу державної влади, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта, яким видано документ, на якому проставлено апостиль (у випадку проставлення апостиля на документі, що відповідно до законодавства не підписується);

4) найменування компетентного органу, який проставив апостиль;

5) прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) та найменування посади посадової особи компетентного органу, яка проставила апостиль.

Відомості про проставлений апостиль з відображенням документа чи сканованої копії документа (для документа, створеного в паперовій формі), на якому проставлено такий апостиль, надаються безоплатно за допомогою веб-сайту Мін'юсту, зокрема через QR-код, що розміщений під апостилем в додаткових відомостях, з можливістю подальшого їх завантаження.

Джерело: ЮР ЛІГА